Справочные руководства для бизнеса. всего 733 справочника, заходи!

Организация учета нормативно-справочной информации на предприятиях с распределенной структурой

Пудов Д.А. выпускник группы MBA CIO 29 Школа IT-менеджмента

РАНХиГС при Президенте РФ

При создании холдинга ООО «Газпром центрремонт» в 2009 году возникла острая необходимость в создании единого информационного пространства.

Так как в состав холдинга вошло порядка 20 обособленных самостоятельных предприятия на всей территории России, в том числе несколько заводов по производству запасных частей, ремонтные цеха и административные управления организации ремонта перед архитекторами новой общей ИТ инфраструктуры основной задачей стало создание общих справочников. Основой создаваемой ИТ архитектуры доложен был стать единый нормативный справочник и комплекс мер поддержания справочников в рабочем состоянии.

Анализ показал, что на момент создания ИТ архитектуры все компании, вошедшие в холдинг имели собственное программное обеспечения, собственные справочные данные и правила работы с ними.

Обратите внимание

Специалисты, работающие годами по определенным правилам, должны были в короткие сроки перестроиться на новые информационные системы и правила использования нормативной информации.

Задача построения НСИ осложнялась тем, что у компаний, имевших свои складские остатки, годами не проводилась инвентаризация имущества. Руководство компании понимало, что есть неликвиды, в которых заморожены большие средства и что номенклатура, в прямом смысле слова «ржавеющая» на складах, могла бы быть вовлечена в работу.

В итоге рабочая группа сформировала следующие задачи:

  • Сделать подконтрольным количество запасов на всех складах холдинга;
  • Обеспечить возможность в реальном времени получать отчетность о движении материальных средств;
  • Оптимизировать документооборот и сократить множественный ввод нормативных данных;
  • Упростить процесс заявочных компаний для компаний заявителей;
  • Разработать и поддерживать в актуальном состоянии каталог номенклатуры газовой отрасли и контрагентов;
  • Убрать избыточные бизнес-процессы по поддержанию локальных справочников в актуальном состоянии;
  • Централизовать управление и контроль за состоянием нормативной информации холдинга;
  • Повысить эффективность бизнес-процессов управляющей компании

В результате оценки состояния ИТ инфраструктуры и выявления списка основных задач была сформирована стратегия дальнейших действий:

  • Принять концепцию Единого справочника и разработать справочник, являющийся эталонным, поддерживаемый в актуальном состоянии группой специалистов. Этот справочник транслируется во все предприятия общества и заменяет собой старые локальные нормативные данные по мере их расходования (вовлечения в ремонтируемых объектах);
  • Провести проект по реорганизации бизнес процессов предприятия. Выделить все точки ввода нормативной информации и определить ответственности и обязанности;
  • Внедрить систему управления предприятием (ERP), которая использует Единый справочник в соответствии с проведенным ранее проектом по реорганизации бизнес процессов. После принятия системы в промышленную эксплуатацию провести тиражирование системы вместе со справочником во все предприятия холдинга;
  • Провести инвентаризацию складских остатков на всех предприятиях холдинга и внести данные в ERP систему;Подзадачи:
  • Разработать правила кодирования новых элементов в справочниках информационных систем;
  • Провести аудит текущего состояния справочных данных предприятий холдинга и выявить данные, которые впоследствии должны стать основанием для Единого справочника холдинга;
  • Создать регламенты на действия пользователей в информационных системах и в общих справочниках предприятия;
  • Создать группу экспертов, поддерживающих нормативные справочники в актуальном состоянии.

Результатами нескольких крупных проектов стали:

  • Полная инвентаризация складских запасов на всех предприятиях холдинга, что дало много положительных экономических эффектов и дало возможность сформировать единое справочной пространство организации ООО «Газпром центрремонт»;
  • Была создана единая база данных с общим интерфейсом для всего холдинга и общими справочниками, главным из которых стал справочник «Номенклатура»;
  • Создана интеграционная шина предприятия, которая дала возможность объединить разнородные информационные системы (системы, отказаться от которых на этапе становления холдинга было не рациональным в силу тех или иных причин);
  • Внедрено несколько информационных учетных систем на платформах 1С и SAP с интеграцией через интеграционную шину;
  • Созданы правила классификации нормативной информацией;
  • Создана группа НСИ, по матричному принципу организации работы;
  • Проведено обучение специалистов компании по работе с новыми ИТ системами и справочными данными;
  • Предложена стратегия развития на последующие 5 лет.

Все проведенные изменения привели к множеству положительных бизнес эффектов.

В результате появилась возможность формирования сквозных отчетов разных срезов по всему холдингу, неликвиды на складах были вовлечены в производство, повысилась управляемость предприятием в целом.

Изменения позволили упростить многие сложные процессы предприятия, такие как: проведение заявочной компании, организация и согласование ремонтной деятельности на местах проведения ремонтов.

Источник: http://journal.itmane.ru/node/893

Справочники в 1С – настройки, свойства, нумерация

Справочники 1С — специализированный объект древа метаданных, который служит для хранения статичной информации справочного характера.

Например, в типовых конфигурациях можно увидеть следующие виды: Контрагенты, Номенклатура, Сотрудники, Основные средства и т.д. Информация в справочниках, как правило, часто не изменяется.

Справочники в дальнейшем используются практически во всех объектах учета как разрез учета или справочная информация.

Справочники в конфигураторе 1С 8

Ниже мы рассмотрим настройку и проектирование справочника из конфигуратора на примере справочника «Номенклатура».

Вкладка «Основные»

На вкладке «Основные» указывается имя, синоним, представление объектов, описание назначения.

Вкладка «Иерархия справочника»

Здесь устанавливается иерархичность справочника.

Иерархия в 1С 8.3 бывает двух типов — «групп и элементов» и «элементов«. Отличается тем, что в первом случае родителем (папкой) может быть только папка (группа), а во втором случае родителем может быть и элемент.

«Размещать группы сверху» — флаг отвечает за отображение групп в форме списка.

Также в настройках можно ограничить количество групп иерархии справочника соответствующей настройкой.

Вкладка «Владельцы»

Справочник может быть подчинен другому справочнику. С точки зрения конфигурирования 1С 8.3 это значит, что у подчиненного элемента становится обязательным реквизит «Владелец». Пример такой связи справочников в типовых конфигурациях «Номенклатура — Единицы Измерения», «Контрагенты-Договоры Контрагентов».

Владельцем справочника могут также быть следующие объекты метаданных: планы обмена, планы видов характеристик, планы счетов, планы видов расчета.

Вкладка «Данные»

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

Самая важная вкладка с точки зрения программиста. На ней указываются реквизиты справочника.

У справочника есть набор стандартных реквизитов, которые не редактируются программистом 1С 8.2, список их можно увидеть, нажав кнопку «Стандартные реквизиты»:

Остановлюсь на каждом подробнее:

  • ЭтоГруппа — реквизит  с типом булево, показывающий, группа это или элемент. Доступен только в иерархическом справочнике. Обратите внимание, значение этого реквизита невозможно изменить в режиме 1С: Предприятие.
  • Код — реквизит, тип число или строка (как правило строка). Номер, присваиваемый системой автоматически. Как правило, рассчитывается как (предыдущий код + 1). Рекомендую использовать именно строковый тип, потому как сортировка числовых значений происходит не так, как нужно. Можно использовать как представление справочника в списке и в полях ввода. Как правило, используется для поиска элемента при вводе по строке. Если Вам нужно убрать поле Код, укажите в длине строки ноль.
  • Наименование — реквизит, обязательный к заполнению, строкового типа. Максимальная длина строки — 150 символов. Можно использовать как представление справочника в списке и в полях ввода. Как правило, используется для поиска элемента при вводе по строке. Если Вам нужно убрать поле Наименование, укажите в длине строки ноль.
  • Родитель — реквизит, имеющий тип СправочникСсылка.. Доступен только в иерархическом справочнике. Указывает на вышестоящего родителя в иерархии. Если Элемент или Группа находятся в корне справочника, указывается значение Справочник..ПустаяСсылка.
  • Владелец — ссылка на элемент-владелец текущего элемента (группы) справочника. Доступен только в подчиненном справочнике 1С.
  • ПометкаУдаления — реквизит с типом булево. Отвечает за отображение «пометки удаления» в системе. Помеченный на удаление элемент считается непригодным к использованию, однако на нём могут оставаться старые движения в документах.
  • Ссылка — поле строкового типа. В этом реквизите хранится уникальный идентификатор объекта — GUID.  То, что в системе мы видим в визуальном отображении под название «ссылка», — это всего лишь представление объекта. Невозможно изменить.
  • Предопределенный — тип булево, отображает, является ли элемент предопределенным, об этом позже. Невозможно изменить.

На вкладке «Данные» так же указывается представление справочника в системе, до версии 8.2.16 представление могло быть лишь Кодом или Наименованием. В свежих версиях платформы (начиная с  8.3) представление можно описать самостоятельно в модуле менеджера с помощью обработчика «ОбработкаПолученияПредставления».

Вкладка «Нумерация»

Здесь указываются настройки справочника по части нумерации. Рекомендуется использовать именно автонумерацию. Контроль уникальности — флаг, который помогает, если нужно, сделать код уникальным. Если с установленным флагом Вы попытаетесь записать элемент справочника с неуникальным кодом, в 1С Вы получите сообщение «Код справочника стал неуникальным».

Серия кодов — определяет, как нумеровать справочник, можно ввести нумерацию справочника в разрезе владельца. Например, у контрагента «Рога и копыта» будет иметься своя нумерация договоров — «1, 2, 3»  и тд.

Вкладка «Формы»

Тут описываются формы для справочника. Если конфигурация запускается как в обычном, так и управляемом режиме, тогда вкладок с формами по умолчанию будет две: «основные» и «дополнительные» — для обычного и управляемого приложения разные.

На этой странице есть немаловажное свойство справочника — «Ввод по строке«. Это очень удобная функция 1С 8, позволяющая при заполнении данных в поле ввода не заходить в справочник, а набрать его наименование, код или т.п. и выбрать из выпадающего списка нужный элемент. Выглядит это так:

Вкладка «Прочее»

На вкладке можно получить быстрый доступ к основным модулям справочника — модулю объекта и модулю менеджера.

На странице можно также определить список предопределенных элементов справочника. Это элементы, которые невозможно удалить в режиме Предприятия. К предопределенным элементам можно обратиться в конфигураторе напрямую, по имени, например: Справочники.Номенклатура.Услуга.

На этой вкладке также определяется режим блокировки — автоматический или управляемый. Использование полнотекстового поиска, а также справочная информация о справочнике, доступная в режиме 1С: Предприятия.

Читайте также и другие статьи по конфигурированию 1С.

Минивидео, как работать со справочниками:

Источник: http://Programmist1S.ru/spravochniki-1s-8/

Справочники 1С

В предыдущих уроках мы рассмотрели с Вами, что конфигурация 1С состоит из набора различных объектов 1С. Такие объекты бывают разных видов.

Сегодня мы рассмотрим особенности одного из видов объектов 1С Предприятие – справочников.

Справочники 1С 8.2 предназначены для хранения информации, которая будет использована в других объектах 1С – документах, отчетах. Таким образом учет в 1С ведется в разрезе (по) справочников.

Информация, которая хранится в справочниках называют Нормативно-справочной информацией.

Справочники 1С 8.2 делятся на собственно Справочники и Классификаторы. Под Классификаторами (в разговорах программистов 1С) понимаются справочники, состав которых утвержден государством (а таких куча, например Классификатор стран мира или Классификатор единиц измерения).

Тем не менее это не мешает во множестве компаний такие классификаторы исправлять и дополнять как хочется.

Зачем нужны Справочники 1С

Яркий пример можно сделать на примере товара. Есть некий товар, например «Лопата». Движения этого товара (покупка, поступление на склад, продажа) оформляются определенными документами.

Важно

В «жизни» — это бумажные документы, т.к. некие бланки, при заполнении которых каждый просто пишет от руки — Лопата, 20 штук.

Читайте также:  Как открыть частную скорую помощь (инструкция)

В электронной системе, 1С – это электронные документы, где также есть поле товара. Но если каждый оператор будет писать наименование товара от руки, то могут быть опечатки. И тогда купили мы «Лопату», а продали «Лапату». Дополнительно – минус в том, что нам придется это писать множество раз.

Поэтому мы заводим список товаров, в который один раз заводим этот товар. Чтобы указать товар в документах, достаточно выбрать его из готового списка. Дополнительный плюс — когда мы заводим товар в список, мы можем указать какие-либо данные по нему, например «Страна происхождения».

Таким образом справочники в 1С Предприятие – это готовые списки данных, которые нужны для учета – товары, клиенты и прочее. Пользователи могут дополнять и изменять эти списки самостоятельно.

Где расположены Справочники 1С 8.2

В режиме 1С Предприятие пользователь работает с пользовательским интерфейсом, который разработал для него программист. У разных пользователей может быть разный интерфейс. Поэтому каждый конкретный справочник программист мог расположить в совершенно различных меню.

В толстом клиенте, у пользователя с административными правами (Администратор) есть стандартное меню Операции. В этом меню есть пункт «Справочники», через который можно открыть любой справочник.

В тонком клиенте, у администратора тоже есть меню, только называется Все функции. Его работа аналогична пункту Операции.

В режиме 1С Конфигуратор справочники находятся в одноименной ветке Конфигурации, в окне конфигурации. Раскрыв ветку мы можем начать работать с любым справочником (точнее изменять или настраивать его шаблон). Для того, чтобы начать с ним работу нужно кликнуть по нему два раза мышкой.

Как выглядят Справочники 1С

Совет

При открытии справочника Вы видите его форму списка. Так как справочник – это список данных, то в этой форме мы его и видим. Список может быть сгруппирован по группам для удобства использования.

Нажав на группу мы проваливаемся в нее. Нажав на элемент – открывается форма элемента справочника. Она состоит из группы полей этого справочника, который предполагается заполнять.

В 1С Предприятие у справочников есть обычно два обязательных поля, по которым один элемент можно отличить от другого. Это код и наименование справочника. Однако программист может отключить наличие этих полей, хотя это делается редко.

Поле Код, которое заполняется обычно автоматически (номера по порядку) обычно по-умолчанию закрыты от редактирования пользователем. Изменить можно вот таким способом (конечно если это разрешено правами).

Справочники 1С 8.2 могут быть связаны между собой (подчиненный справочник 1С). Например, у одного элемента справочника Клиенты может быть несколько подчиненных элементов справочника Договоры с клиентами.

Настройка и разработка Справочников 1С

Создать новый справочник 1С или изменить существующий можно в конфигураторе. Общая методика работы такая же, как с другими объектами 1С, что было рассмотрено в предыдущем уроке.

Основные особенности Справочников 1С, по закладкам:

  • Основные – название справочника 1С 8.2 в конфигураторе (Имя) и для пользователя (Синоним)
  • Подсистемы и Функциональные опции – на какой закладке рабочего стола пользователя в тонком клиенте будет находится справочник, условия его видимости
  • Иерархия – особенность именно справочников, позволяет разрешить или запретить организацию списка с помощью группировки в группы
  • Владельцы – если этот справочник подчиненный другому, то нужно указать другой справочник, на примере Клиентов и Договоров клиентов – нужно у справочника Договоров указать владельца – справочник Клиенты
  • Данные
  • Можно настроить наличие и виды обязательных полей – Код и Наименование – если Вы хотите убрать это поле, укажите длину 0
  • Список реквизитов – т.е. полей справочника
  • Табличные части – справочник может иметь кроме полей, вложенные таблицы, которые называют Табличные части
  • Нумерация – особенности автоматического заполнения поля Код
  • Формы – формы, которые видит пользователь при работе со справочником – списка, элемента и т.п.; может быть много, но по умолчанию будут использованы те, которые указаны здесь в настройке
  • Основы работы с документами 1СОбщие принципы работы в 1С

Источник: http://howknow1c.ru/rabota-v-1c/spravochniki-1s.html

Язык 1С: Справочники

Справочник хранит список возможных значений того или иного объекта или реквизита. Справочники используются в тех случаях, когда необходимо исключить неоднозначный ввод информации.

Например, для того, чтобы покупатель, продавец, кладовщик и директор понимали, о каком именно товаре идет речь, каждый должен называть его одинаково. И в этом случае нам необходим справочник.

Обычно на торговом предприятии он имеет вид прайс-листа.

Система 1С:Предприятие 8 позволяет вести практически неограниченное количество необходимых справочников. Каждый справочник представляет собой список однородных объектов: должностей, сотрудников, клиентов, товаров и т. д. Каждый такой объект называется элементом справочника.

Обратите внимание

С точки зрения пользователя, следует иметь в виду, что в Конфигураторе создается не сам справочник, как список значений, а разрабатывается заготовка справочника, его шаблон.

В процессе конфигурирования описывается структура информации, которая будет храниться в справочнике, разрабатывается экранное и, если необходимо, печатное представление справочника, задаются различные особенности его поведения.

Реквизиты справочника (поля)

В качестве обязательных реквизитов каждый справочник имеет Код и Наименование. Код элемента справочника может быть как числовым, так и текстовым. Система 1С:Предприятие 8 предоставляет широкие возможности по работе с кодами элементов справочника: автоматическое присвоение кодов, автоматический контроль уникальности кода и другие.

Помимо Кода и Наименования, в справочниках системы 1С:Предприятие может храниться любая дополнительная информация об элементе справочника. Для хранения такой информации в справочнике могут быть созданы  дополнительные реквизиты (поля).

Используя механизм реквизитов справочника, легко организовать, например, картотеку сотрудников. Например, справочник Сотрудники почти наверняка будет иметь реквизиты Должность, Оклад, ДатаПриема и другие.

Фирма 1С предвосхитила программистов и ввела во все справочники два обязательных (предопределенных) реквизита: Код и Наименование. Действительно, практически любой объект из реальной жизни содержит эти атрибуты.

Например, для сотрудников кодом выступает табельный номер, а наименованием – Фамилия, Имя и Отчество (ФИО). Кроме того, использование кодов (при использовании автоматической нумерации) позволяет с легкостью понять, какой элемент был введен раньше, а какой позже в базу данных.

Типы данных

Для каждого реквизита справочника необходимо задать тип данных, например, “число”, “строка”, “дата”, булево (Истина или Ложь). Это базовые типы, но можно указать и сложные типы данных.

Например, реквизит Должность имеет тип данных Должности. В этом случае, значения этого реквизита будут выбираться из справочника Должности.

Так реализуется простейшая связь между справочниками, когда значения реквизитов одного справочника выбираются из элементов другого справочника.

Иерархические справочники

Список элементов справочника в системе 1С:Предприятие 8 может быть многоуровневым. В этом случае все строки справочника будут разделяться на 2 вида: «просто» элементы справочника и группы справочника.

Группы позволяют переходить на нижележащие уровни многоуровневого справочника. Использование многоуровневых справочников позволяет организовать ввод информации в справочник с нужной степенью детализации.

Элементы и группы элементов в многоуровневом справочнике можно переносить из одной группы в другую.

Подчиненные справочники

Между справочниками может быть установлено отношение подчиненности. В терминах реляционных баз данных, между таблицами устанавливается связь “один-ко-многим”. В этом случае каждый элемент подчиненного справочника будет связан с одним из элементов справочника-владельца.

Иногда можно сказать, что элементы одного справочника принадлежат элементам другого. Например, в системе может быть справочник Договора. Тогда его можно сделать подчиненным справочнику Клиенты.

Это означает, что  клиент владеет договорами и у одного клиента может быть несколько договоров.

Табличные части

Начиная с версии 1С 8.0, в платформе реализована возможность для элемента справочника задавать одну или несколько табличных частей.

Эту возможность рекомендуется использовать для отражения информации, связанной с данным элементом, но не имеющей собственной объектной сущности (для которых рекомендуется заводить подчиненные справочники). Например, для справочника Сотрудники могут быть заведены табличные части Образование и СоставСемьи.

Работа с табличными частями похожа на работу с подчиненными справочниками за исключением того, что табличные части не могут использоваться в качестве значений реквизитов других объектов.

Где используется программный код для работы со справочниками?

Так как для выполнения программного кода нам необходимо обращаться к базе данных, данные куски программного кода должны размещаться в процедурах и функциях (или модулях) выполняемых на стороне сервера. Дополнительную информацию смотри в разделе О программных модулях.

1. Ссылка на справочник

Для работы со справочником из какого-либо модуля требуется сначала создать ссылку на этот справочник.

СпрСотрудники = Справочники.Сотрудники; // или 2 вариант
СпрДолжности = Справочники[“Должности”];

2. Создание и запись нового элемента справочника

НовЭл = Справочники.Сотрудники.СоздатьЭлемент();
НовЭл.Наименование = “Петров Петр Петрович”;
НовЭл.Оклад = 25000;
НовЭл.Записать(); // именно в этот момент происходит запись в базу данных

3. Создание и запись новой группы справочника (для иерархического справочника)

Нов = Справочники.Сотрудники.СоздатьГруппу();
Нов.Наименование = “Работающие”;
Нов.Записать();  
// или 2 вариант 
Нов = Справочники[“Сотрудники”].СоздатьГруппу();
Нов.Наименование = “Работающие”;
Нов.Записать();

4. Поиск элемента справочника

// если элемент найден, то он возвращается, иначе возвращается значение Неопределено

СпрСотр = Справочники.Сотрудники;

НайденныйСотр = СпрСотр.НайтиПоКоду(123);   //ищем по коду
НайденныйСотр = СпрСотр.НайтиПоНаименованию(“Иванов Иван Иванович”); //по наименованию
НайденныйСотр = СпрСотр.НайтиПоРеквизиту(“Оклад”, 5000);    //по реквизиту

//далее нужно проверить найденное значение

Если НайденныйСотр = Неопределено Тогда
    //элемент не найден
КонецЕсли;

5. Удаление элемента справочника

СпрСотр = Справочники.Сотрудники;

СпрСотр.Удалить(); //непосредственное удаление текущего элемента справочника

СпрСотр.УстановитьПометкуУдаления (Истина); //пометка на удаление
СпрСотр.УстановитьПометкуУдаления (Ложь); //снять пометку на удаление

//можно проверить, помечен ли элемент на удаление
//свойство ПометкаУдаления имеет тип Булево (Истина или Ложь)

Пометка = СпрСотр.ПометкаУдаления; //обратите внимание: это свойство
Если Пометка = Истина Тогда
    //элемент помечен на удаление
КонецЕсли;

6. Перебор элементов справочника

Выборка = Справочники.Сотрудники.Выбрать();
Пока Выборка.Следующий() = 1 Цикл // начало перебора элементов справочника в цикле
//действия с очередным элементом …
Сообщить(“Сотрудник ” + Выборка.Наименование);
КонецЦикла;

7. Родитель. Перебор элементов внутри группы

Группа в терминах 1С – это “родитель”.

СпрСотр = Справочники.Сотрудники;
ГруппаРаботающие = СпрСотр.НайтиПоНаименованию(“Работающие”);
Выборка = СпрСотр.Выбрать(ГруппаРаботающие);
Пока Выборка.Следующий() = 1 Цикл
   //действия с очередным элементом
   Сообщить(“Сотрудник ” + Выборка.Наименование);
КонецЦикла;

8. Владелец. Перебор элементов справочника, принадлежащих элементу другого справочника

Один справочник подчинен другому справочнику, например справочник НалоговыеЛьготы подчинен справочнику Сотрудники.

Выборка = Справочники.НалоговыеЛьготы.Выбрать( ,Сотрудник); //тут сотрудник – ссылка на элемент справочника сотрудники
Пока Выборка.Следующий() = 1 Цикл
   //действия с очередным элементом
   Сообщить(“льгота ” + Выборка.Наименование);
КонецЦикла;

9. Транзакция

При создании множества элементов справочника для ускорения работы можно заключить цикл в транзакцию. При этом реальное создание всех элементов произойдет только по команде ЗафиксироватьТранзакцию().

При использовании транзакций действие будет либо выполнено целиком (созданы все элементы справочника), либо не выполнено совсем (в случае какого-либо сбоя не будет создано ни одного нового элемента, все останется также, как до запуска транзакции). Транзакции широко применяются в банковской сфере.

Ведь никто не хочет, чтобы при отправке денег, они благополучно списались с вашего счета, но из-за какого-либо сбоя не дошли до адресата.

СпрСотр = Справочники.Сотрудники;
НачатьТранзакцию();

Для Ном = 1 По 100 Цикл
   Нов = СпрСотр.СоздатьЭлемент();
   Нов.Наименование = “Новый ” + Строка(Ном);
   Нов.Записать();
КонецЦикла;

ЗафиксироватьТранзакцию();

Источник: http://1c-uroki.ru/articles/lang_1C_spravochniki

Справочник нового сотрудника — как правильно подать необходимую информацию

Алена Владимирская, руководитель проекта .

Появление в компании нового сотрудника — это момент, когда к нему поступает безумное количество новой информации, и задача HR-департамента — сделать все возможное для того, чтобы помочь человеку не «утонуть», как-то систематизировать имеющиеся данные, разобраться в них, понять, что к чему.

Один из возможных инструментов — справочник нового сотрудника.

Очевидно, что его наличие и поддержание в актуальном состоянии пойдет на пользу и HR-департаменту, и руководству/коллегам нового сотрудника — поток банальных вопросов серьезно уменьшится + останется больше времени и сил на конструктивное общение по рабочим вопросам.

Каким должен быть действительно эффективный справочник нового сотрудника? Вкратце его основные характеристики таковы — краткий, емкий, понятный. Всеми этими качествами в полной мере обладает, на наш взгляд, справочник нового сотрудника, который получает каждый вновь пришедший в Mail.Ru, поэтому все дальнейшее будет рассказываться с точки зрения имеющегося у нас положительного опыта.

Важно

Справочник длиннее 5—6 листов — неэффективен. Это уже слишком большой объем информации, в нем даже не хочется разбираться (мы же помним, что и без того сотрудник не знает, как справиться с потоком новых данных) — справочник должен упрощать жизнь, а не усложнять ее. Текст справочника не должен быть написан казенным языком — чем он будет проще, понятнее и неформальнее, тем лучше.

Очень часто в справочник включают должностную инструкцию. На мой взгляд, это абсолютно неправильно — такого рода информация вообще «из другой оперы», к тому же она делает справочник неуниверсальным. В данном случае надо придерживаться концепции ответов на «наиболее часто задаваемые вопросы».

Вся информация в справочнике Mail.Ru разбита на 4 смысловых блока — «ваш первый рабочий день», «вы в офисе — рабочее место и все, что вокруг него», «вы в офисе, но не работаете» и «официальная информация о компании».

Во-первых, в справочнике должна быть вся административная информация — когда начинается/заканчивается рабочий день, сколько дней может длиться отпуск, как начисляется заработная плата, какие нужно принести документы в первый рабочий день, какие можно отложить “на потом”,и т. д.

Вторая часть — все, что касается внутренней инфраструктуры офиса/компании. Где можно получить список сотрудников с контактной информацией, что делать, если не работает компьютер/сломался телефон, у кого заказать канцелярские товары и т. д.

Кроме того, в эту часть стоит включить максимум информации, связанной со служебными коммуникациями — как найти сотрудника, как найти человека, отвечающего за тот или иной участник работы, как с ними связаться и т. д.

Но только не надо включать в справочник огромные списки всех этих данных — достаточно рассказать, где их можно взять.

Третья часть — все, что не связано с работой. Когда обеденный перерыв, какие проводятся корпоративные мероприятия, какие-то возможности для отдыха внутри офиса и т. д.

(типа игровых приставок, настольного тенниса/футбола и бильярда, как у нас в Mail.Ru).

Совет

Наконец, последнее — официальные вещи вроде краткого описания/истории компании, фотографий/контактов топ-менеджмента, информации о филиалах.

Наконец, не стоит забывать о том, что справочник должен быть универсальным. Не имеет смысла каждый раз делать справочник под каждого вновь пришедшего сотрудника.

Важно поддерживать справочник в актуальном состоянии — возможно, успел смениться банк, в котором хранится зарплата сотрудников, на должность одного из топ-менеджеров назначен другой человек и т. д.

И конечно, обязательно укажите в справочнике контакты людей, к которым можно обратиться за дополнительной информацией, если вопросы все-таки остались, причем лучше, если их будет несколько.

В заключение расскажу о том, как сделан справочник нового сотрудника в компании Mail.Ru. Помимо того, что он сделан с учетом абсолютно всех вышеперечисленных требований, в нем еще и, например, очень хорошо проработан вопрос наиболее эффективной подачи информации.

Там, где это возможно, тексты сопровождаются/заменяются веселыми и наглядными картинками. Таким образом, например, иллюстрируется идея, что в компании нет жесткого дресс-кода, но в каком виде лучше все-таки не стоит приходить на встречи с внешними партнерами.

А в том разделе, где рассказывается о возможностях обеда за пределами офиса, размещено множество иллюстраций — как дойти до различных ресторанов, чем они друг от друга отличаются.

Наилучшим показателем удачно составленного справочника является тот факт, что его не выбрасывают — им по-прежнему пользуются сотрудники, уже много времени работающие в компании. Например, очень многие в Mail.Ru уточняют в справочнике такие вопросы, как количество дней в отпуске, как оформить командировку и т. д.

Лариса Требунская, ведущий менеджер по персоналу ООО «ТД «РУССКИЕ ПРОДУКТЫ торг»

Обратите внимание

Первые дни работы для нового сотрудника в компании всегда оказываются самыми тяжелыми. В эти дни, сотрудник адаптируется как психологически, так и в профессиональной и организационной сфере самой компании.

Компания заинтересована в скорейшей адаптации нового сотрудника, так как увольнение работника по причине его неспособности освоить новую работу или влиться в компанию сведут к нулю все усилия по поиску сотрудника и приведут к дополнительным материальным затратам связанных с подбором нового кандидата.

Справочник нового сотрудника представляет собой одну из основных частей организационной адаптации.

По моему мнению, в него может входить та информация, которая, скорее всего, будет необходима сотруднику в первые недели и сможет сориентировать его в новой среде.

Однако, не стоит «пихать» в справочник всю информацию (полную историю создания компании, весь список ассортимента и т. п.). Информация в справочнике должна быть отражена четко, кратко и практично.

Мне кажется, в справочник для нового сотрудника может быть внесена следующая информация: краткая история компании, оргструктура, описания продукции, ценностей и традиций компании, обязательств и принципов поведения сотрудников.

Кроме того, сюда стоит включить: описание действий, которые потребуются сотруднику (например, при оформлении на работу и/или для вхождения в кадровый резерв компании); схему размещения необходимых для сотрудника кабинетов; сроки выдачи заработной платы; dress code; время обеденного перерыва; источники информации и связи и т. п.

В справочнике обязательно должен быть перечислен список административной группы с указанием внутренних телефонов, в том числе и менеджера по персоналу, занимающегося адаптацией в компании.

Некоторые пункты, например, историю, оргструктуру компании можно преподнести не в виде информации в адаптационном буклете, а отдельно, в виде яркой познавательной презентации.

Важно

И тогда этих тем в информационном справочнике можно коснуться поверхностно, выделив только основополагающие моменты. Важный момент: не стоит описывать информацию в справочнике нового сотрудника только в виде перечня правил.

Это может вызвать определенный негатив у новичка и представление о своей будущей работе, как о месте строгого режима.

Итак, подведя итоги, можно сказать, что справочник нового сотрудника должен быть, прежде всего, лаконичен, интересен и легко доступен для понимания, информативен и практичен. Справочник должен учитывать основные правила внутреннего распорядка компании, отражать корпоративную культуру организации и в целом быть помощником в период адаптации.

Справочник нового сотрудника чаще всего имеет вид напечатанного буклета, различной толщины, окраски и т. п. В нашей компании дополнительно используется и корпоративный электронный портал, выступающий в качестве актуальной справочной системы.

Александра Имаева, руководитель группы подбора и адаптации, Дирекция по персоналу и организационному развитию издательства «Эксмо»:

Безусловно, адаптационный пакет новичка индивидуален для каждой компании, его «состав», информационное наполнение зависят и от структуры, и от внутренних правил, от размера компании и от системы адаптации, принятой в компании.

Однако индивидуальность не означает полную свободу действий.

При формировании пакета новичка не стоит забывать о законе соответствия — информация, предоставляемая новому сотруднику, должна отражать реальную жизнь компании, а не рисовать прекрасные картины светлого, но отдаленного будущего.

Также, создавая адаптационный пакет, необходимо соблюдать правила подачи информации. На мой взгляд, основных правил три. Во-первых, информация должна быть полной, во-вторых — однозначной (не допускающей разночтений), и, в-третьих — своевременной (соответствующей этапу адаптации).

Например, в нашем Издательстве каждый новичок получает «Книгу нового сотрудника», где собрана вся информация, которая может ему пригодиться в первые дни работы.

Совет

Начиная от миссии и стратегии Издательства, правил внутреннего трудового распорядка и корпоративной культуры, и, заканчивая «практическими» вопросами: где находится аптечка, что делать, если не работает компьютер, как начисляется заработная плата.

Кроме того, новичок получает «Схему расположения Подразделений компании» и «Путеводитель первого дня», где указаны все этапы оформления — какие документы у кого подписать, где сфотографироваться, получить пропуск.

После оформления HR-менеджер проводит для новичка мини-экскурсию по офису и «с рук на руки» передает нового сотрудника непосредственному руководителю, который представляет его коллегам.

Все договоренности, достигнутые на финальной стадии собеседования — должность, подразделение, подчиненность тому или иному руководителю, задачи на испытательный срок, уровень компенсации и корпоративные льготы — фиксируются в job-offer (предложение о работе), который подписывают две стороны — новый сотрудник и непосредственный руководитель. Таким образом, мы избегаем недопонимания — и у сотрудника, и у Издательства есть четкая убежденность в том, что их видение совместной работы совпадает.

После того, как новичок немного освоится на новом месте, мы переходим к следующему этапу адаптации — проводим специальный двухдневный курс «Добро пожаловать в «Эксмо».

В первый день новобранцы знакомятся с корпоративной культурой Издательства, системой мотивации, маркетинговой и рекламной политикой, производством, а также могут лично задать свои вопросы Генеральному директору, Директорам подразделений, Директору по персоналу. Во второй день корпоративные тренеры обучают новых сотрудников навыкам эффективного взаимодействия.

Согласитесь, что у каждого из нас периодически возникают сложности в общении с коллегами или партнерами. А умение понять оппонента, прийти к соглашению, придает нам уверенности в собственных силах. Эта уверенность особенно важна для новичка в период адаптации.

Анкета ожиданий, заполняемая новыми сотрудниками в первый рабочий день и после завершения испытательного срока, позволяет отслеживать проблемные зоны и поддерживать наш адаптационный пакет в эффективной рабочей форме.

Например, «Книга нового сотрудника» сейчас выходит уже в третьей редакции.

Обратите внимание

Кроме того, мы столкнулись с необходимостью системного информирования новых руководителей о внутренних HR-правилах Издательства и разработали «Книгу нового руководителя».

И последнее, на протяжении всего испытательного срока HR-менеджеры курируют новых сотрудников, чтобы новички чувствовали себя окруженными заботой и вниманием.

Несмотря на пакет печатных документов, мы регулярно проводим адаптационные беседы. Ведь залог успешной адаптации — показать сотруднику, что он пришел в коллектив, где его ждали.

А в создании атмосферы подлинного гостеприимства не один, даже идеально составленный, документ не заменит личного общения!

Сергей Рыжиков, генеральный директор компании «1С-Битрикс»:

Справочник нового сотрудника — важный адаптационный инструмент для любой фирмы. Часто руководство компании не находит времени на то, чтобы полноценно ввести сотрудника в курс дел, познакомить с коллективом, четко и развернуто рассказать о ситуации в организации, требованиях и ожиданиях от человека.

Однако, само по себе наличие справочника для новых сотрудников, как правило, не дает ответы на все вопросы, которые встают перед новым человеком.

Именно поэтому, разрабатывая наш продукт «1С-Битрикс: Корпоративный портал», мы включили в него специальные функциональные возможности: единый справочник сотрудников компании, настраиваемую карточку сотрудника (фото, контакты, область деятельности), ленты новых сотрудников и кадровых изменений, доска почета, дни рождения, общую информацию о компании, ее истории, задачах, ценностях и корпоративной культуре. Таким образом, человек может в доступном формате изучить все важные для себя вопросы. Корпоративный портал является самонаполняемой системой, аккумулирующей основную информацию о компании, поэтому идеально выполняет функцию справочника нового сотрудника и быстро включает его в производственный процесс, устанавливает взвешенные отношения с другими сотрудниками.

Отвечает Павел Цыпин, HR-директор агентства Fleishman-Hillard Vanguard:

Важно

Одно из первых действий, которое выполняет вновь принятый на работу сотрудник, — это ознакомление с разнообразными руководящими и нормативными документами компании.

Среди них — трудовой договор, должностная инструкция, положение о персонале, положение о конфиденциальности, правила внутреннего распорядка, различные технические и технологические документы и т. п.

Всё это в совокупности и есть «справочник сотрудника».

Однако простого ознакомления с этими документами явно недостаточно: необходимо получить устное разъяснение сложных и неоднозначных моментов в корпоративной жизни.

Одной из наиболее эффективных форм такого разъяснения является проведение тренинга для новых сотрудников с информацией о компании и разбором типичных ошибок, совершаемых новичками.

Такой тренинг обычно проводит сотрудник hr-службы.

Для удобства сотрудников целесообразно обеспечить нахождение важных документов в свободном доступе на сервере компании.

Брошюры с изложением корпоративной политики и философии целесообразно издавать только в крупных компаниях, где затруднено личное общение с носителями этой философии — топ-менеджерами. В такого рода изданиях упор обычно делается на описание базовых философско-маркетинговых постулатов и на этический кодекс, принятый в компании.

Юлия Губанова, руководитель департамента по работе с персоналом Представительства в России и СНГ компании BBK Electronics Corp., LTD.:

Сейчас очень многие компании при приеме на работу специалиста выдают ему справочник нового сотрудника, в котором обычно содержится информация о компании, ее миссия, история, структура, так же он может содержать стандарты поведения в организации и взаимоотношения с партнерами и т. д. Данный справочник помогает сотруднику составить общее представление компании и быстрее в ней освоиться.

Я считаю, что хорошо, если такой справочник будет содержать информацию отвечающую на следующие вопросы:

  • чем занимается Ваша компания;
  • какие виды товаров или услуг она предлагает;
  • история Вашей компании;
  • награды компании;
  • кто относится к числу Ваших клиентов;
  • как работает Ваша компания в целом и какая у нее структура;
  • какой имидж Вы хотите создать;
  • кто является Вашими конкурентами;
  • какие правила и традиции сложились в Вашем трудовом коллективе.

На мой взгляд, данный справочник должен быть не большого формата и напечатан на хорошей бумаге. Первое делает его более удобным для изучения и эксплуатации, второе влияет на имидж компании, подтверждая ее солидность.

При работе со Справочником нужно не забывать, что это живой организм, который растет и развивается вместе с компанией, поэтому в него постоянно должны вноситься соответствующие изменения.

Источник: http://adaptation360.ru/st-spravochnik-novogo-sotrudnika-kak-pravilno-podat-neobkhodimuyu-informatsiyu

Создание справочной системы

Аннотация: Создание справочной системы и этапы ее разработки. Инструментарий Microsoft HTML Help. Возможности HTML Help Workshop.

Сколь бы хороша по своим функциональным возможностям не была бы система, созданная программистом, ее нельзя будет назвать совершенной, если у нее не будет хорошей справочной подсистемы. Трудно переоценить значение хорошего описания.

Спецификации, поставляемые в справочном руководстве, играют важнейшую роль в освоении сложных программных систем. К сожалению, почти никогда не бывает, чтобы сложная система выполняла все свои функции безошибочно, точнее сказать, должным образом реагировала на все возможные действия пользователя.

Совет

Пользователям (но не разработчикам) следует признать, что идеальных систем не бывает и принимать это как должное. Для них важнее знать спецификации системы, которые бы точно описывали, при каких условиях система функционирует без ошибок, и здесь хорошая справочная система незаменима.

Важным достоинством системы Office 2000 является то, что в ней собственной справочной системе уделено большое внимание.

Не менее важно, что в Office 2000 входят разнообразные инструментальные средства, позволяющие при создании собственных офисных решений, предназначенных для решения задач пользователя, создать для такого решения справочную подсистему по образцу и подобию справочной системы Office 2000. Создание такой справочной подсистемы предполагает разработку:

  • Руководства по системе. Такое руководство можно представлять, как совокупность книг, каждая из которых содержит разделы и, возможно, вложенные книги. Раздел является терминальным элементом справочного руководства и описывает ту или иную конкретную тему. Содержательная сторона создания таких разделов остается за разработчиком системы. Инструментальные средства позволяют не только помочь в создании отдельных разделов, но и позволяют объединить все разделы в едином справочном руководстве, обладающем широкими возможностями поиска нужной темы. Можно предусмотреть возможность поиска темы по содержанию, по индексу, можно включить полномасштабный текстовый поиск, можно создать папку “Избранное”, хранящую часто используемые разделы. Наконец, при некоторой дополнительной работе можно использовать возможности Answer Wizard, для того чтобы использовать Office Assistant и формулировать запрос на поиск в справочной системе на естественном языке, как это делается в самом Office 2000.
  • Справочной системы по интерфейсу. С каждым элементом интерфейса может быть связан соответствующий раздел справки. Например, для всех элементов управления, появляющихся в разнообразных формах и предназначенных для организации взаимодействия с пользователем системы, желательно иметь возможность получать справку о назначении и особенностях работы этого элемента управления. Это вид справки называют справкой “Что это такое?” (What's This Help).
  • Справочная система программного проекта. Программный проект является неотъемлемой частью сложных офисных решений. Поэтому не менее важно иметь хорошую справку и по этой части системы. Это означает создание справки по свойствам и методам объектов для классов, созданных программистом. Необходимость в выдаче справки возникает и при выполнении некоторых функций, например, InputBox, в диалоговом окне которых предусмотрена специальная кнопка Help. Справку, поясняющую ситуацию, следует выдавать при возникновении исключительных ситуаций, возбуждаемых методом Raise, при работе объекта Err и в других случаях.
  • Всплывающие подсказки. Особо выделим еще один вид справок – всплывающие подсказки (pop up help).

Таким образом, можно видеть, что справочная подсистема многообразна и создание ее дело совсем не простое. Тем не менее, попробуем во всем этом разобраться и начнем с создания руководства по системе.

Замечу, что создание справочного руководства может быть вполне самостоятельной задачей, не связанной с разработкой конкретной программной системы. Справочники полезны и сами по себе.

Инструментальная поддержка создания справочного руководства была предусмотрена еще в предыдущей версии Office 97 и позволяла построить систему Windows Help файлов, имеющих уточнение “.hlp”. Специальный инструментарий WinHelp позволял строить такие файлы.

В Office 2000 произошло серьезное изменение принципов построения справочной системы. Это касается как собственной справочной системы Office 2000, так и инструментария, создающего справочную систему для офисных решений.

Эти изменения отражают общую тенденцию работы с офисными документами – миграцию в Интернет и переход к хранению документов, в том числе и справочного руководства в формате HTML.

Инструментарий Microsoft HTML Help – новое поколение авторизованных справочных систем позволяет построить справочное руководство, страницы которого обладают всеми возможностями Web-страниц.

Такое руководство по системе офисных документов, разработанных программистом, может быть частью этой системы и поставляться вместе с ней, также как система справки по Office 2000 является частью этой системы.

Обратите внимание

Есть и другая возможность, – развернуть справочное руководство на Web-узле корпоративной сети.

Разделы справочного руководства создаются как отдельные HTML – файлы и могут быть созданы в любом Редакторе, позволяющем работать с таким форматом, например, в Word или FrontPage.

Подобный Редактор входит и в состав специального инструментального средства, используемого для создания справочных руководств, – HTML Help Workshop (HHW). Нам еще предстоит подробное рассмотрение этого инструмента.

Для отображения (просмотра) справочного руководства используется специальный HTML Help Viewer, который в своей работе использует стандартные средства Web-браузера (Internet Explorer). Благодаря новому подходу расширяются стандартные возможности описания раздела справки.

Разделы справки теперь могут содержать все элементы, присущие Web-страницам – гиперссылки, script-код, DHTML, элементы ActiveX, графические элементы, аудио и видео.

Перечислим инструментальные средства, составляющие Microsoft HTML Help и используемые при создании справочного руководства:

  • HTML Help Workshop (hhw.exe) – средство, позволяющее создавать как отдельные файлы, являющиеся частями справочной системы, так и объединять все части в единое целое – законченную справочную систему. Элементы справочной системы, как правило, хранятся в отдельных файлах и могут быть разного типа. К ним относятся HTML – файлы с разделами справочной системы, файл с таблицей содержания, файл с индексами, файлы с рисунками и другими мультимедийными элементами, вспомогательные файлы, наконец, файл проекта, хранящий всю информацию о частях справочной системы. Если говорить о том, в каком виде создается справочное руководство, то здесь есть две основные возможности. Инструмент HHW позволяет скомпилировать справочную систему в виде единого файла (.chm), подобно компилируемому Windows Help файлу (.hlp). Другая возможность состоит в создании специального Web-узла справки.
  • HTML Help ActiveX (HHCtrl.ocx) – элемент управления, организующий навигацию по справочной системе и поддерживающий функциональность вторичных окон. Одним из методов этого элемента является функция HtmHelp, реализующая многие из возможностей этого элемента. Эту функцию, как функцию API в ряде случаев приходится вызывать в программном коде lдля организации выдачи контекстных справок. Подробно эти вопросы будут рассмотрены в следующей лекции.
  • HTML Help Java applet (HHCtrl.class) – альтернативный элемент управления, используемый вместо предыдущего элемента ActiveX, когда предпочтение отдается языку Java.
  • Microsoft HTML Help Image Editor (Flash.exe) – средство, позволяющее выполнять различные операции с графикой.
  • HTML Help Viewer – уже упоминавшееся средство, предназначенное для отображения справочной системы со всеми многочисленными возможностями доступа к ней.
  • HTML Help compiler – компилятор, позволяющий справочное руководство, состоящее из различных файлов, скомпилировать в один специальный файл с уточнением “.chm”, сжав, при этом, используемую информацию. Более того, компилятор способен выполнять и обратную операцию, позволяя декомпилировать chm-файл и получить файлы, хранящие отдельные элементы справочной системы.
  • HTML Help executable program – программа, предназначенная для запуска и выполнения справочного руководства. Получив справочное руководство в виде специального скомпилированного файла, необходимо, конечно, иметь и программу, которая может выполнить этот файл.

Источник: http://www.intuit.ru/studies/courses/2251/113/lecture/3309

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector